읽히는 회의록의 조건
회의록의 목적은 기록이 아니라 실행입니다. 읽고 나서 무엇을 해야 하는지 모르면 실패한 회의록입니다.
읽히는 회의록의 조건은 무엇인가요?
결정 사항과 담당자, 기한만 맨 위에 있으면 됩니다. 대화를 순서대로 옮긴 회의록은 아무도 다시 읽지 않습니다. 회의가 끝나기 전에 그 자리에서 세 줄을 확정하는 것이 가장 확실합니다.
세 줄이면 충분한 경우가 많습니다
대화 내용을 옮기는 것은 대부분 불필요합니다. 결론만 있으면 됩니다.
- 결정 — 무엇을 하기로 했는가
- 할 일 — 누가 언제까지
- 보류 — 결정 못 한 것과 그 이유
“누가”가 빠지면 아무도 안 합니다
“확인하기로 함”은 아무도 안 합니다. “김OO — 8/15까지 확인”이어야 실행됩니다.
이름과 날짜가 없는 할 일은 할 일이 아닙니다.
회의 직후에 보내세요
다음 날 쓰면 기억이 흐려지고, 며칠 뒤면 안 쓰게 됩니다. 끝나고 5분 안에 세 줄로 보내는 것이 가장 효과적입니다.
참석자에게 보내면 인식 차이도 그 자리에서 드러납니다.
보류를 기록하는 이유
결정 못 한 것을 안 적으면 다음 회의에서 처음부터 다시 논의하게 됩니다. 왜 보류했는지까지 적어두면 반복이 줄어듭니다.
자주 묻는 질문
녹음해두면 되지 않나요?
녹음은 다시 듣는 비용이 큽니다. 결론 세 줄이 훨씬 자주 쓰입니다.
회의 중에 적을까요, 끝나고 적을까요?
끝나기 전에 결정 사항 세 줄을 그 자리에서 확정하세요. 회의가 끝나고 적으면 참석자마다 기억이 갈립니다.
녹음해 두면 되지 않나요?
녹음은 다시 듣지 않습니다. 검색도 안 되고 시간도 그대로 듭니다. 세 줄 요약이 훨씬 쓸모 있습니다.
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