템플릿이 자동화보다 효과적일 때

자동화는 만들기 어렵지만 템플릿은 오늘 만들 수 있습니다. 그리고 효과는 생각보다 큽니다.

템플릿으로 만들 것

• 반복해서 쓰는 문구 — 안내 문자, 견적 설명, 거절 답변
• 매번 같은 항목을 채우는 양식 — 요청서, 점검표
• 순서가 정해진 절차 — 신규 거래처 등록, 입사 처리

좋은 템플릿의 조건

1. 빈칸이 명확할 것 — 무엇을 채워야 하는지 보이게
2. 기본값이 있을 것 — 대부분의 경우 그대로 쓸 수 있게
3. 예외 안내가 있을 것 — 어떤 경우에 바꿔야 하는지
4. 한 화면에 들어올 것 — 길면 안 씁니다

그대로 보내면 티가 납니다

템플릿을 쓰되 첫 문장은 상황에 맞게 고치면 훨씬 자연스럽습니다. 받는 사람은 대개 첫 줄로 판단합니다.

템플릿을 관리하는 곳

개인 메모에 흩어져 있으면 최신본이 무엇인지 모르게 됩니다. 한 곳에 모으고 수정 이력을 남기는 편이 좋습니다.