템플릿이 자동화보다 효과적일 때
자동화는 만들기 어렵지만 템플릿은 오늘 만들 수 있습니다. 그리고 효과는 생각보다 큽니다.
템플릿이 자동화보다 효과적일 때는 언제인가요?
빈도가 낮고 형식만 반복될 때입니다. 템플릿은 만드는 데 몇 분이면 되고 고치기도 쉽습니다. 자동화는 만들고 나면 유지 비용이 계속 붙습니다.
템플릿으로 만들 것
- 반복해서 쓰는 문구 — 안내 문자, 견적 설명, 거절 답변
- 매번 같은 항목을 채우는 양식 — 요청서, 점검표
- 순서가 정해진 절차 — 신규 거래처 등록, 입사 처리
좋은 템플릿의 조건
- 빈칸이 명확할 것 — 무엇을 채워야 하는지 보이게
- 기본값이 있을 것 — 대부분의 경우 그대로 쓸 수 있게
- 예외 안내가 있을 것 — 어떤 경우에 바꿔야 하는지
- 한 화면에 들어올 것 — 길면 안 씁니다
그대로 보내면 티가 납니다
템플릿을 쓰되 첫 문장은 상황에 맞게 고치면 훨씬 자연스럽습니다. 받는 사람은 대개 첫 줄로 판단합니다.
템플릿을 관리하는 곳
개인 메모에 흩어져 있으면 최신본이 무엇인지 모르게 됩니다. 한 곳에 모으고 수정 이력을 남기는 편이 좋습니다.
자주 묻는 질문
템플릿이 몇 개쯤 있어야 하나요?
많을 필요 없습니다. 자주 쓰는 5~10개가 실제 시간의 대부분을 차지합니다.
템플릿은 어떻게 만드나요?
지난번에 한 것을 그대로 복사해 이름만 바꾸세요. 처음부터 완벽한 틀을 만들려 하면 못 만듭니다.
템플릿이 낡으면 어떻게 하나요?
쓸 때마다 조금씩 고치세요. 따로 정비 시간을 잡으면 하지 않게 됩니다.
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